IT-Budget- und Automatisierungs-Review
„Wir müssen bei den Overhead-Kosten sparen – fangen wir bei der IT an." Ein Satz, der fast immer das Falsche trifft. Wir zeigen Ihnen in zehn Tagen, wo IT- und Prozesskosten wirklich liegen – und wann sie Cash werden.
Anlass
Was wir dabei nie tun: IT-Mitarbeiter als Overhead behandeln. Wer seine IT-Leute als Kostenstelle führt, wird nicht günstiger – sondern abhängig vom Systemhaus.
| Umsatz | IT-Budget | IT-Einsparung p. a. | Automatisierung |
|---|---|---|---|
| 250 Mio. € | 4–9 Mio. € | 0,6–2,2 Mio. € | 1–5 Mio. € |
| 1 Mrd. € | 20–35 Mio. € | 3–9 Mio. € | 5–20 Mio. € |
Bandbreiten aus Benchmarks und unseren Mandaten: IT-Einsparung 15 bis 25 Prozent in 12 bis 18 Monaten; Automatisierung auf 30 bis 50 Prozent der Prozesskosten in Verwaltung, Auftragsabwicklung, Finance und Service.
Fünf Hebel
Jedes Projekt bekommt zwei Noten: Strategiebeitrag und Return. Was in beiden schwach ist, wird gestoppt. 20 bis 30 Prozent des Portfolios sind verzichtbar. Wirkung: drei Monate.
Die fünf größten Verträge neu verhandeln – nie ohne einen guten Einkäufer am Tisch. Wartungsverträge für Systeme stilllegen, die niemand mehr braucht. Wirkung: drei bis sechs Monate.
Make-or-buy, Provider, Leistungsschnitte. Wirkung in zwölf bis 24 Monaten – dafür dauerhaft. RUN und BUILD runter, PLAN hoch.
Rollen, Führungsspannen, Externenquote, Kopfmonopole. Wirkung: neun bis 18 Monate. Ohne die Menschen geht es nicht – mit den falschen Strukturen auch nicht.
Process Mining, RPA, KI-Agenten – nur dort, wo Belegvolumen, Wiederholung und Datenlage stimmen. Keine Pilotprojekte, sondern die drei Prozesse mit Cash-Wirkung in zwölf Monaten.
Jede Zahl wird im Review festgeschrieben. Daran messen wir – und daran messen Sie uns.
Automatisierung
Automatisierung ist für uns kein KI-Pilot und kein Innovationslabor. Es sind die Prozesse, in denen Menschen heute Belege, E-Mails und Anfragen von Hand abtippen, prüfen, zuordnen und weiterleiten – in Finance, Auftragsabwicklung, Service, Stammdaten, Einkauf und IT. Genau dort ersetzen Process Mining, RPA und KI-Agenten Handarbeit durch Regeln und Modelle, die nachts weiterlaufen. Die Kriterien sind immer dieselben: hohes Belegvolumen, hohe Wiederholung, brauchbare Datenlage.
Im Review legen wir in zehn Tagen den Automatisierungs-Radar: die zehn Prozesse mit dem größten Volumen, bewertet nach Cash-Wirkung, Machbarkeit und Datenlage. Drei davon bekommen einen Business Case mit Baseline, Investition, Monat der Wirkung und Verantwortlichem. Die Baseline schreiben wir fest – daran messen Sie uns.
Für die Restrukturierung zählt das doppelt: Es senkt Prozesskosten sofort, und es bleibt. Nach der Krise ist ein automatisierter Kernprozess das, was den Unterschied im Ergebnis macht – Jahr für Jahr.
| Heute | Automatisiert | |
|---|---|---|
| Rechnungen p. a. | 120.000 | 120.000 |
| Kosten je Rechnung | 18 € | 5 € |
| Prozesskosten p. a. | 2,16 Mio. € | 0,60 Mio. € |
| Einmalige Investition | – | 0,3–0,5 Mio. € |
| Cash-Wirkung p. a. | ≈ 1,5 Mio. € | |
| Payback | 4–6 Monate |
Unternehmen mit rund 500 Mio. € Umsatz; Bandbreiten aus Benchmarks und unseren Mandaten. Der Wert im Einzelfall entsteht im Review – nicht in der Präsentation.
| Prozess | Was automatisiert wird | Wirkung | Nutzen für Restrukturierung und danach |
|---|---|---|---|
| Eingangsrechnungen | KI-Extraktion, automatische Kontierung, Dunkelbuchung bei Übereinstimmung mit Bestellung | 15–25 € je Rechnung manuell → 3–6 € automatisiert; 60–80 % Dunkelbuchungsquote | Bei 100.000 Rechnungen p. a.: 1,2–1,8 Mio. € Cash-Wirkung, Payback unter zwölf Monaten |
| Auftragserfassung | Bestellungen aus E-Mail, PDF und Portalen automatisch erfassen und prüfen (Preis, Verfügbarkeit, Stammdaten) | Erfassungszeit von 8–12 Minuten auf unter eine Minute; Fehlerquote sinkt um mehr als die Hälfte | Weniger Rückfragen und Retouren, schnellere Lieferung – im Vertriebsinnendienst 20–30 % Kapazität frei |
| Reklamationen und Service | KI-Agent klassifiziert, ordnet zu, beantwortet Standardfälle und legt Vorgänge im System an | 30–50 % der Vorgänge ohne manuellen Eingriff; Reaktionszeit von Tagen auf Stunden | Kapazität im Kundenservice frei, Kundenbindung in der Krise gesichert |
| Stammdaten | Automatische Anlage, Dublettenprüfung, Anreicherung aus externen Quellen, Freigabe-Workflow | Anlagezeit von Tagen auf Minuten; Datenqualität als Fundament für jedes ERP-Programm | Verhindert das Stammdaten-Trauerspiel, das S/4-Programme um Monate zurückwirft |
| Mahnwesen und OP-Klärung | Automatische Zahlungszuordnung, Mahnläufe, Klärung offener Posten mit KI-Unterstützung | Forderungslaufzeit um 3–7 Tage kürzer; Klärungsaufwand um 40–60 % geringer | Direkte Liquiditätswirkung – bei 500 Mio. € Umsatz rund 4–10 Mio. € weniger gebundenes Kapital |
| IT-Servicedesk und HR-Anfragen | Ticket-Klassifizierung, Selbstlösung von Standardanfragen, automatische Berechtigungsvergabe | 30–50 % der Tickets ohne Bearbeiter; First-Level-Kapazität halbiert | Weniger Externe im Support, kürzere Wartezeiten in den Fachbereichen |
Sechs Prozesse, die in fast jedem Unternehmen ab 250 Mio. € Umsatz Cash bringen. Welche drei bei Ihnen zuerst – das zeigt der Review. Wir bauen keinen davon selbst und verdienen an keinem Anbieter.
Aus der Praxis
Von unter zehn auf 30 Millionen Euro – und niemand hatte das Transformationsportfolio als Ganzes im Griff. Wir haben Budget, Projekte und Programm restrukturiert: Rollen, Kompetenzen, Sourcing-Strategie, Verhandlung mit den großen Lieferanten und Managed-Service-Partnern, klare Antwort auf Eigen- oder Fremdleistung. Am Scope änderte sich wenig. Heute läuft alles. Den ganzen Fall lesen →
Dienstleister im Gesundheits- und Präventionsbereich · IT-Budget von unter 10 auf 30 Mio. € gestiegen
Befund: Nicht der Scope war das Problem, sondern die Organisation: unklare Verantwortung zwischen Projekt- und Tagesgeschäft, fehlende Kompetenzen an den entscheidenden Stellen, Abhängigkeit von großen Lieferanten und Managed-Service-Partnern ohne verhandelte Leistungsschnitte.
Ergebnis: Alles läuft wieder. Am Scope wurde kaum etwas geändert – an der Organisation fast alles. Das Budget ist wieder erklärbar, das Portfolio steuerbar.
Ergebnis
Warum neutral
Wer Software implementiert, Lizenzen vermittelt oder Partner eines Herstellers ist, kann Automatisierungspotenziale nicht neutral beurteilen. Wir haben keine Partnerschaft mit SAP, Microsoft, UiPath oder Celonis – und keine Provision von irgendjemandem. Kein Buzzword-Bingo, sondern die Frage, die zählt: Welcher Prozess bringt in zwölf Monaten Geld?
Konditionen
Der Review zum Festpreis, gestaffelt nach IT-Budget; das Automatisierungsmodul als Aufpreis oder eigenständig. Im Folgemandat Fixum plus Erfolgsanteil auf die realisierte Einsparung des ersten Jahres – gegen die Baseline aus dem Review. In Sanierungsfällen mit Abschlagsregelung.
30 Minuten, vertraulich, kostenfrei. Wir sagen Ihnen, ob die IT der Hebel ist – und wie groß.