Programmrettung · S/4HANA und ERP
Für Programme, die Termin, Budget oder Vertrauen verloren haben. Zuerst ein Urteil mit drei Optionen – durchziehen, geordnet abbrechen, übergeben. Dann die Recovery nach einem Vorgehensmodell, das wir 2020 veröffentlicht haben und seitdem in jedem Fall anwenden. Keine Ausreden mehr, sondern Fakten auf den Tisch.
Frühindikatoren
Wenn im Lenkungsausschuss offensichtlich wird, dass Budget und Termin nicht mehr zu halten sind, ist das Programm schon in einer sehr kritischen Phase. Entscheidend sind die Signale davor. Das sind die Klassiker:
Auch auf der Seite des Systemhauses zeigt es sich früh: Der Projektleiter ist beim Kunden „verbrannt" – eventuell schon der zweite oder dritte. Das Vertrauen im Lenkungskreis leidet, die Chemie passt nicht mehr, die Berater verlieren die Geduld mit dem Kunden. Der häufigste Fehler bei Rettungsaktionen wurde vor deren Beginn gemacht: Es wurde zu lange gewartet. Lieber zu früh als zu spät.
> 60 %
der S/4HANA-Transformationen überschreiten Budget und Zeitplan; im Schnitt dauern sie 30 Prozent länger. Horváth-Studie 2025, 200 Unternehmen ab 200 Mio. € Umsatz.
Unsere Erfahrung aus mehr als 30 SAP-Programmen: Es scheitert fast nie an der Technik. Es scheitert an Scope, Führung, Stammdaten, Schulung und einem Vertrag, den niemand mehr steuert.
„Krise kann ein produktiver Zustand sein. Man muss ihr nur den Beigeschmack der Katastrophe nehmen."
Max Frisch – das Motto, das über jeder Recovery steht.
Vorgehensmodell
Wir schauen nicht „einfach mal". Das Vorgehen ist in mehr als 20 Jahren entstanden, wurde 2020 in der Fachzeitschrift ERP Management veröffentlicht und hat sich seitdem in jedem Rettungsfall bewährt. Jeder Schritt kann vertieft oder kurz gehalten werden – ausgelassen wird keiner. Darauf können Sie sich verlassen.
Neutrale, schonungslose Ist-Analyse durch jemanden, der bisher keine Rolle im Programm hatte. Schuldzuweisungen und Widerstände offenlegen und auflösen. Ergebnis: Assessment-Bericht mit Ursachen, Top-Risiken und der Empfehlung, ob das Programm weiterläuft, gedrosselt oder gestoppt wird.
Workshop mit einem Recovery-Team aus fünf bis sieben Personen – Kritiker und Befürworter, das Systemhaus und ein Mitglied des Lenkungsausschusses. Bewertung nach Nutzen und Machbarkeit. Entscheidung der Geschäftsleitung: durchziehen, geordnet abbrechen oder übergeben.
Pro Maßnahme ein Verantwortlicher, ein definiertes Ergebnis und das „Warum". Abhängigkeiten und eine gemeinsame Timeline. Der Recovery-Plan wird dem Lenkungsausschuss und dem Auftraggeber vorgelegt – mit der Freigabe ist ein großes Stück Vertrauen zurück.
Recovery-Team und Maßnahmenverantwortliche setzen um. Checkpoints prüfen die Wirksamkeit, Widerstände werden geführt statt ausgesessen, morgendliche Stehungen halten die Schlagzahl hoch. Quick Wins in den ersten Wochen zeigen: Der Re-Start ist möglich.
Assessment und Handlungsoptionen bilden den Review: 20 bis 30 Gespräche mit Programmleitung, Fachbereichen, Key Usern, Systemhaus und IT; Verträge, Budgets, Pläne, Testergebnisse, Lenkungskreis-Protokolle. Am Tag zehn liegt die Entscheidungsvorlage vor Gesellschaftern und Beirat – auf Wunsch vor der Bank. In Ihrer Sprache, nicht in IT-Deutsch.
Ein Partner übernimmt als Recovery-Manager die Führung: Maßnahmenplan, Recovery-Team, Checkpoints, Reporting an Lenkungsausschuss und Beirat. Erste Wirkung bei Unternehmen zwischen 100 Millionen und einer Milliarde Euro Umsatz nach zwei bis vier Wochen, bei vielen Werken nach zwei bis vier Monaten. Das System bauen weiterhin Ihr Team und Ihr Systemhaus – unter einer Führung, die nicht am Weitermachen verdient.
Veröffentlicht: Volker Johanning, „ERP-Sanierung in 4 Schritten – Sanierung und Restrukturierung von notleidenden ERP-Projekten", ERP Management 16 (2020) 2, S. 36–39, GITO Verlag. Zum Artikel auf erp-strategie.de →
Das Assessment
Der Assessment-Bericht bewertet das Programm auf zehn Kriterien, die über Gelingen oder Scheitern entscheiden – sieben davon haben wir 2022 als Erfolgskriterien für ERP-Projekte veröffentlicht: Einführungsstrategie, Key User und Prozessexperten, Projektmanagement-Know-how, Standard statt Customizing, Testing und Schulung, Stammdaten, Change und Prioritäten. Dazu die Projektziele und der Scope, die dokumentierten und die unausgesprochenen Erwartungen der Stakeholder, und die Empfehlung, ob das Programm während des Assessments weiterläuft, gedrosselt oder gestoppt wird.
Im Beispiel liegen die größten Risiken bei Schulung (Reifegrad 1), Change, Stammdaten und Key Usern (Reifegrad 2). Im Recovery-Team stellte sich heraus: Drei der vier Probleme entstehen aus dem vierten – die Abteilungsleiter hatten die Tragweite des Programms unterschätzt. Das ist der Engpass. Alles andere sind Symptome.
Beispielhaftes Ergebnis eines ERP-Assessments: Reifegrad 1 (kritisch) bis 4 (tragfähig). Rot und Gelb markieren die Top-Risiken.
Ergebnis
Konditionen
Der Review kostet weniger als ein Prozent des Programmbudgets – und ist nach zehn Tagen abgeschlossen. Drei Staffeln nach Programmgröße; ab 50 Millionen Euro Budget arbeiten zwei Partner. Die Recovery mit Fixum plus Erfolgskomponente auf Termin und Budget. Voraussetzung: Zugang zu Gesellschaftern oder Beirat, offene Zahlen und die Bereitschaft, auch die Option „abbrechen" zu hören.
Wer kommt
Der Recovery-Manager hatte bisher keine Rolle in Ihrem Programm, wird von der gesamten Geschäftsleitung getragen und bringt mit, was diese Phase verlangt: Erfahrung aus vielen ERP-Programmen, analytische Härte bis zur Ursache und die Fähigkeit, Schuldgefühle und Widerstände aufzulösen statt sie zu verwalten. Bei uns sind das Partner mit mehr als 20 Jahren im Geschäft – keine Juniorberater.
Aus der Praxis
Der Geschäftsführer rief an, weil das S/4HANA-Programm mit einem der großen Systemhäuser weit über Budget lag. Zwei Wochen Assessment, ein Restrukturierungsplan mit mehr als 15 zusätzlichen SAP-Ressourcen und Neubesetzungen im Fachbereich, eine heiße Diskussion im Aufsichtsrat – und heute läuft das Programm einwandfrei. Den ganzen Fall lesen →
Lebensmittelindustrie · Familienkontrolliert · Hoher dreistelliger Millionenumsatz · S/4HANA mit einem der großen internationalen Systemhäuser
Befund: Zwei Wochen Assessment mit allem, was dazugehört: Verträge, Pläne, Testergebnisse, mehr als zwanzig Gespräche. Der Engpass war nicht das System und nicht das Systemhaus. Es war die Doppelbelastung: Die Fachbereiche sollten das Programm neben dem Tagesgeschäft stemmen – zeitlich und fachlich unmöglich. Das hatte niemand eingeplant, weil es niemand sehen wollte.
Ergebnis: Der Plan wurde umgesetzt. Das Programm läuft heute einwandfrei – und das Unternehmen ist bis heute stolz darauf, es gerettet statt abgebrochen zu haben.
30 Minuten, vertraulich, kostenfrei. Danach wissen Sie, ob ein Review sinnvoll ist – und was er kostet.